Privacybeleid

 

Versie: oktober 2024

 

Doel

Een duidelijke en doordachte werkwijze hanteren bij het omgaan met privacygevoelige gegevens ter bescherming van persoonsgegevens.

 

Toepassingsgebied

Alle medewerkers en administratie van de Groene Boomhut (hierna te noemen DGB )

 

Verwijzingen

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

 

Uitgangspunten

• De organisatie zorgt ervoor dat persoonsgegevens klanten in een gesloten kast opgeborgen zijn.

• De organisatie zorgt ervoor dat digitale persoonsgegevens zodanig bewaard worden dat ze beschermd zijn tegen oneigenlijk gebruik en dat er geen dataverlies kan optreden. Dat betekent dat ze inbraakveilig zijn opgeborgen en dat inkijk door onbevoegden wordt voorkomen.

 

Dit privacyreglement is opgesteld ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met persoonsregistratie bij DGB.

 

1. Begripsbepalingen

 

1.1. Persoonsgegeven:

Een gegeven dat herleidbaar is tot een individueel natuurlijk persoon.

 

1.2. Persoonsregistratie:

Een verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende gegevens die systematisch is aangelegd.

 

1.3. Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie:

Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan al dan niet in verband met andere gegevens zijn verkregen.

 

1.4. Houder van de persoonsregistratie:

Degene die zeggenschap heeft over de persoonsregistratie en verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen van het reglement: de directeur -bestuurder.

 

1.5. Beheerder van de persoonsregistratie:

Degene die onder verantwoordelijkheid van de directeur-bestuurder is belast met de dagelijkse zorg voor een persoonsregistratie of een gedeelte daarvan.

 

1.6. Geregistreerde zijn:

Natuurlijke personen waarvan DGB administratie verzorgd, kinderen waarvoor kinderopvang gevraagd of geleverd wordt, ouders/verzorgers van het kind, personeelsleden, vrijwilligers, directie.

 

 

1.7. Gebruikers van de persoonsregistratie zijn:

 

Degenen die blijkens hun taak-/functieomschrijving geautoriseerd zijn gegevens in de persoonsregistratie in te voeren en/of te muteren dan wel van enigerlei uitvoer van persoonsregistratie kennis te nemen.

 

2. Reikwijdte van de persoonsregistratie

 

2.1. De doelstelling van DGB is het bieden van administratieve handelingen voor rechtspersonen en kinderopvang organisaties. DGB zal geen persoonsgegevens in de registratie opnemen voor andere doeleinden dan bedoeld in de hierboven genoemde omschrijving.

 

2.2. Verwerking van de persoonsgegevens vindt alleen plaats overeenkomstig de in artikel 2.1. genoemde doelstelling.

 

2.3. DGB zal niet meer gegevens in de registratie opslaan of bewaren dan voor het doel van de persoonsregistratie nodig is.

 

3. Beveiliging van de persoonsregistratie

 

3.1. DGB draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

 

4. Geheimhouding

 

4.1. Werknemers van DGB zijn geheimhouding verplicht betreffende persoonsgegevens. 

 

5. Verwerking van gegevens

 

5.1. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:

Het verwerken salarissen.

Het verwerken van facturen en incasso’s

 

5.2. Voor bovenstaande doelstellingen kunnen de volgende persoonsgegevens worden gevraagd:

 

• NAW-gegevens, telefoonnummers en emailadres

• Geboortedatum

• BSN-nummer

• Salarisgegevens vorige werkgever, salarisgegevens ouders m.b.t. VVE-doelgroepkinderen

• Bankgegevens

 

6. Verstrekking van gegevens

 

6.1. Voor het verstrekken van de persoonsgegevens aan derden buiten de in artikel 5.1 en 5.2 genoemde gevallen is uitdrukkelijke toestemming van de geregistreerde vereist en worden nooit gegeven aan partijen waarmee M-A geen verwerkersovereenkomst heeft afgesloten.

 

6.2. De verstrekte gegevens zullen niet aan andere partijen verstrekt worden, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven of de Belastingdienst vraagt de kinderopvang gegevens op.

 

6.3. Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

 

7. Inzage van de opgenomen gegevens

 

7.1. Rechtspersonen waarvan de administratie wordt verzorgd door DGB, hebben het recht kennis te nemen van de op hun persoon hebbende geregistreerde gegevens. Zij kunnen daartoe een schriftelijk verzoek indienen bij de directeur-bestuurder. 

 

7.2. Personeelsleden, vrijwilligers en stagiaires hebben het recht kennis te nemen van de op hun persoon betrekking hebbende geregistreerde gegevens. Zij kunnen daartoe een schriftelijk verzoek indienen. 

 

8. Correctie, aanvulling en/of verwijdering van opgenomen gegevens

 

8.1. De Rechtspersonen waarvoor de administratie verzorgd wordt, ouders en/of verzorgers van een kind waarvoor kinderopvang gevraagd of verzorgd wordt, kunnen verzoeken om verbetering of aanvulling van de op hen betrekking hebbende gegevens dan wel om verwijdering en vernietiging van op hen betrekking hebbende gegevens die in strijd met het reglement zijn opgenomen of niet ter zake doende zijn. Zij dienen daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek bij de directeur-bestuurder in te dienen. Indien daartoe aanleiding bestaat, beslist de directeur-bestuurder over dit verzoek, waarna deze beslissing schriftelijk aan de rechtspersoon, ouders en/of verzorgers van het kind wordt meegedeeld.

 

8.2. Personeelsleden, vrijwilligers en stagiaires kunnen verzoeken om verbetering of aanvulling van de op hen betrekking hebbende gegevens dan wel om verwijdering en vernietiging van op hen betrekking hebbende gegevens die in strijd met het reglement zijn opgenomen of niet ter zake doende zijn. Zij dienen daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek bij hun leidinggevende in te dienen. Indien daartoe aanleiding bestaat, beslist de directeur –bestuurder over dit verzoek, waarna deze beslissing schriftelijk aan betrokkene wordt meegedeeld.

 

9. Bewaartermijn

 

9.1. DGB bewaart de geregistreerde persoonsgegevens van rechtspersonen, kinderen en/of hun ouders/verzorgers maximaal 7 jaar na voltooiing van de kinderopvang of maximaal 7 jaar na inschrijving (van toepassing wanneer inschrijving niet heeft geleid tot een plaatsingsovereenkomst). Wanneer de bewaartermijn is verstreken, worden de persoonsgegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd, zulks binnen een termijn van 1 jaar, of zodanig bewerkt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is en er anonieme gegevens zijn ontstaan.

 

9.2. DGB bewaart de geregistreerde rechtspersoon,  ouder-, kind-,personeels- vrijwilligers- en stagiairegegevens gedurende minimaal de termijn die de fiscus stelt (in 2018: 7 jaar) na beëindiging van het contract. Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de persoonsgegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd, zulks binnen een termijn van 1 jaar, of zodanig bewerkt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is en er anonieme gegevens zijn ontstaan.

 

10. Overdracht/overgang

 

10.1. In geval van overdracht/overgang van de registratie naar een andere houder dan de directeur-bestuurder van DGB, dient geregistreerde van dit feit in kennis te worden gesteld, opdat tegen overdracht of overgang van op hun persoon betrekking hebbende gegevens, bezwaar kan worden gemaakt.

 

10.2. De gegevens die aan DGB zijn verstrekt kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik o.a van een derde partij voor:

- Het verzorgen van de internetomgeving van DGB;

- Het verzorgen van de (financiële) administratie;

- Het verzorgen van de salarisadministratie;

- Het verzorgen van de kind-administratie;

 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

 

Naam instantie	Te verwerken gegevens	grondslag	Verwerking door	ICT systeem	Beveiliging maatregel	Bewaar termijn
Nanny for all	NAW gegevens van kind/ouder en mw E-mail en telefoon gegevens BSN-nummers	Facturering kinderopvang	Nanny for all	Via web	Gebruikersnaam Wachtwoord Verwerkingsovereenkomst Back-up door instantie	7 jaar
Administratie DGB Eigen administratie	Diploma’s/certificaten mw NAW gegevens van kind/ouder en mw BSN-nummers kind/ouder/mw Bankgegevens ouder/mw Foto’s kinderen en mw	Arbeidscontract overeenkomst SKB Kind gegevens form. Planning	Leidinggevende	Office365 Rooster/plansysteem/excel	Gebruikersnaam Wachtwoord Geheimhouding-verklaring medewerkers/ouders, Afgesloten kasten	7 jaar
Administratie Beursken Finance	NAW medewerkers BSN medewerkers Bankgegevens mw/gegevens kind/ouder	Contract Salarisverwerking/planning	Nanny for all	Via web	Gebruikersnaam Wachtwoord Verwerkingsovereenkomst	7 jaar
PFZW	NAW gegevens van medewerkers E-mail telefoon gegevens BSN-nummers	Pensioenen	PFZW	Via web	Gebruikers naam Wachtwoord	7 jaar

 

 

 

 

 

Quebble	NAW gegevens klanten E-mail en telefoon gegevens BSN-nummers/Gegevens kind/ouder	Financiële administratie	Quebble	Via web	Gebruikersnaam Wachtwoord Back-up wekelijks bij instantie	7 jaar
Belastingdienst	NAW gegevens van kind/ouder BSN-nummers kind/ouder Bankgegevens ouder Telefoon gegevens	Fiscale aangifte Toeslagen	Meijer Administratie	Belastingdienst	Gebruikersnaam Wachtwoord Verworven inlogcode	7 jaar
Advies & administratiekantoor	Gegevens onderneming, NAW gegevens van kind/ouder/medewerker BSN nummers kind/ouder Bankgegevens ouder Telefoongegevens	Jack Das	Nanny for all en Exact		Gebruikersnaam Wachtwoord Verwerkingsovereenkomst	7 jaar